Comment être plus productif à la rentrée
1. Cadrez votre emploi du temps
Des études prouvent que moins on passe d’heures au bureau, plus on est efficace et heureux. Le chercheur Alex Soojung Kim Pang va plus loin en décrétant que quatre heures de travail par jour suffisent largement. Le secret ? Se concentrer sur les tâches les plus importantes au moment où votre cerveau est le plus productif, généralement le matin avant midi et après 20h pour les plus créatifs.
2. Triez vos mails, gérez vos réponses
Une messagerie ordonnée et c’est autant de stress en moins. Servez-vous par exemple de Inbox Zero pour organiser l’archivage de vos mails.
Consultez vos mails à heures fixes et décidez de deux moments dans la journée pour y répondre, si possible en quelques lignes.
Pensez à passer un coup de fil ou à envoyer un SMS pour aller plus vite.
L’astuce : ajoutez une signature pédagogique à vos mails. Exemple : « Je regarde mes mails 2 fois par jour. Appelez en cas d’urgence ».
3. Hiérarchisez vos priorités
Listez la veille ou le vendredi soir les tâches à effectuer le lendemain ou après le week-end, et classez-les en fonction de leur importance.
Réfractaire aux to-do lists ? Bornez-vous à trois tâches prioritaires par jour ou à trois résultats à atteindre en fin de journée. Et si vous procrastinez, on vous conseille le time blocking soit une plage horaire pour chaque tâche.
L’astuce : rayez à la fin de la journée les tâches réalisées. Un bon moyen pour estimer le chemin parcouru et rester motivé.
4. Soignez votre sommeil
Bien dormir améliore la concentration, la créativité, la prise de décision, la vigilance, l’humeur. Pour s’assurer un bon sommeil, soyez attentif aux premiers signes d’endormissement : bâillement, paupières lourdes, étirements, yeux qui picotent. « Evitez les excitants café, thé, sodas à la caféine, cigarettes, tout comme les repas copieux et l’alcool. Veillez à ne pas utiliser votre ordinateur, tablette ou smartphone avant de vous coucher ou pire, dans votre lit ».
5. Organisez-vous sur papier ou avec des applications
Notre cerveau n’est pas conçu pour stocker toutes nos tâches, projets et idées. C’est pourquoi il est nécessaire de les transférer sur papier ou au sein d’une application pour s’en décharger.
Parmi les meilleures applications de gestion de tâches on retrouve:
Trello – L’application vous plaira si vous êtes plutôt de nature visuelle et que désirez avoir une vue d’ensemble de vos tâches.
Todoist – Todoist satisfera les minimalistes qui aiment aussi tracker leurs performances. C’est une des meilleures applications quand il s’agit de créer des tâches rapidement.
Notion – Pour tout ceux qui souhaitent personnaliser leur gestionnaire de tâches dans les moindres détails. C’est une des applications les plus adaptables que vous trouverez. Vous pouvez même en faire bien plus qu’un simple gestionnaire de tâches.
Evernote – Vous aimerez Evernote si vous voulez une application solide pour organiser vos tâches et projets au sein de dossiers. L’application est idéale pour sauvegarder des documents et mettre rapidement des contenus web en favoris.
Et si les applications ne vous conviennent pas, vous pouvez toujours vous organiser avec le traditionnel Moleskine ou Agenda.
Une fois votre support choisi, vous pourrez enfin mettre les choses à plat et commencerez à vous organiser efficacement.
6 . Préparez-vous la veille pour le lendemain
Une journée productive se prépare la veille.
Un bon moyen de se préparer est de passer 15 à 30 min en fin de journée pour lister 3 tâches importantes que l’on fera le lendemain et de visualiser leur enchaînement.
De cette façon, lorsque l’on se lève le matin, on sait exactement ce sur quoi on doit travailler et dans quel ordre. Ainsi on ne perd pas de temps à réfléchir aux tâches que l’on doit accomplir, on les exécute directement.
7. Découpez vos gros projets en petites tâches
On procrastine souvent lorsque le travail à réaliser et les efforts à fournir sont conséquents.
De gros projets tel qu’écrire un livre ou créer une application par exemple sont intimidants lorsqu’on les considère dans leur ensemble. Et comme on estime qu’ils sont difficilement atteignables, on a tendance à les remettre au lendemain.
Une façon efficace d’éviter de procrastiner est de découper nos projets en plus petites tâches digestes. L’idée ici est donc de pré-mâcher notre travail en définissant les étapes et sous-tâches de nos projets pour les rendre plus accessibles.
De cette façon on sait exactement ce sur quoi on doit travailler à chaque instant et on est moins susceptible de procrastiner.
8. Évitez le multitâches
Le multitâche nous fait perdre plus de temps qu’il nous en fait gagner.
Une étude de l’Institut National de la Santé et de la Recherche Médicale 2 a découvert que les personnes qui faisaient du multitâches faisaient 3 fois plus d’erreurs que les personnes qui se concentraient sur une seule chose à la fois. Ce qui veut dire qu’une personne qui fait du multitâche perdra aussi plus de temps à corriger ses erreurs.
Une autre étude du Journal of Experimental Psychology 3 confirme ces recherches en indiquant que le multitâches nous fait perdre 40% de temps productif.
Lorsque l’on passe constamment d’une tâche à une autre, on perd en fait beaucoup de temps à se re-concentrer.
Nous avons donc tout intérêt à nous concentrer sur une seule chose à la fois pour éviter les erreurs et gagner du temps.
9. Éliminez les distractions
Les bruits ambiants, les notifications, les réseaux sociaux, les emails, le téléphone, les dernières tendances… sont autant de distractions qui nous font perdre en productivité.
10. Respectez la règle des 2 min
La règle des 2 min est simple:
Si une tâche nous prend moins de 2 min à accomplir, on doit la faire immédiatement pour éviter qu’elle occupe notre esprit.
Typiquement si on ouvre un email dans lequel on nous demande un document, on doit l’envoyer immédiatement car la tâche ne nous prend que quelques secondes. De cette façon on peut passer rapidement à autre chose et ne plus y penser.
Source : https://everlaab.com/etre-plus-productif/
On espère que ces différentes astuces vous aideront pour commencer votre rentrée sur de bonnes bases 🙂